Księgi handlowe to jedna z form ewidencji księgowej. Stanowi zaawansowany system, który ustawodawca narzucił przedsiębiorstwom określonym w przepisach. Jednak nie ma żadnej przeszkody, by firma, która nie ma obowiązku stosować pełnej księgowości, wdrożyła ją u siebie na zasadzie dobrowolności.
Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych dotyczy przedsiębiorstw utworzonych w formie spółki: komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej, a także indywidualnej działalności gospodarczej, spółki cywilnej oraz partnerskiej – po przekroczeniu 2 mln euro kwoty przychodów. Aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia pełnej księgowości jest ustawa o rachunkowości. Oprócz tego firma ma obowiązek opracować i wdrożyć politykę rachunkowości oraz zakładowy plan kont, zawierające wytyczne dla pracy księgowego.
Prowadzenie pełnej księgowości polega na drobiazgowej i skrupulatnej ewidencji wszelkich zdarzeń gospodarczych na kontach. Najpopularniejsze usługi księgowe obejmują ewidencję składników aktywów, sprzedaży, zakupów, środków trwałych, wyposażenia, amortyzacji, wartości niematerialnych i prawnych, ponadto ewidencję kasową i bankową, rozliczeń z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami. Nierzetelne prowadzenie ksiąg handlowych zagrożone jest nałożeniem grzywny, a nawet karą pozbawienia wolności do lat pięciu.
Teoretycznie każdy może prowadzić pełną księgowość, nie ma tu nałożonego obowiązku posiadania określonych uprawnień czy wykształcenia. W praktyce jednak, ze względu na szczegółowość, skomplikowane zasady rachunkowe i rozbudowaną dokumentację, z rzetelnym i zgodnym z przepisami prowadzeniem ksiąg handlowych radzą sobie jedynie doświadczeni specjaliści.
Rozsądnym rozwiązaniem, zwłaszcza dla mniejszych biznesów, wydaje się nie tworzyć działu finansowego w firmie, ale wybrać biuro księgowe. Poza tym, że powierza się sprawy rachunkowo-podatkowe ekspertom, dochodzi także pewność, że na bieżąco śledzą oni zmiany w przepisach podatkowych, na co zwykle nie mają czasu pracownicy księgowości w przedsiębiorstwie.
