Średniej wielkości firmy napotykają często problemy nietypowe dla podmiotów małych czy dużych – z jednej strony prowadzą działalność na taką skalę, że potrzebują pewnych procesów usprawniających operacje, co nie zawsze jest konieczne przy firmach jednoosobowych, z drugiej zaś nie wymagają wprowadzenia bardzo skomplikowanych procedur czy narzędzi stosowanych przez korporacje. Warto, aby zleciły outsourcing pewnych usług lub zdecydowały się na oferty firm zajmujących się wsparciem przedsiębiorstw w celu zoptymalizowania swojej działalności oraz usprawnienia zarządzania finansami.
Zewnętrzne finansowanie firmy pozwala na uzyskanie środków na inwestycje czy rozwój, nawet gdy brak jest własnych przychodów. Umożliwia też korzystanie z aktywów będących poza pułapem finansowym firmy. Leasing oferuje obie te rzeczy, zależnie od wybranego rodzaju. Leasing operacyjny to popularna forma na korzystanie z pojazdów, maszyn, sprzętu komputerowego, na które firma nie ma odpowiednich środków. Zamiast kupować aktywa, firma bierze je w leasing. Co miesiąc opłaca raty leasingowe, które mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, zatem leasing niesie korzyści podatkowe. Mniej znany jest leasing zwrotny, pozwalający na uzyskanie finansowania dzięki posiadanemu majątkowi. Właściciel przedsiębiorstwa odsprzedaje firmie leasingowej środek trwały, będący jego własnością, a w zamian odzyskuje “zamrożone” w księgach środki finansowe na bieżącą działalność czy inwestycję. Co więcej, wcale nie traci prawa do korzystania ze składnika majątku, gdyż bierze go w leasing i opłaca miesięczne raty. Ma zatem i środek trwały, i pieniądze za jego sprzedaż.
Inną formą finansowania firmy jest faktoring. Polega na tym, że firma faktoringowa przejmuje wierzytelności przedsiębiorcy i dokonuje spłaty faktur z odroczonym terminem płatności (30, 60 lub 90 dni), dzięki czemu faktorant zyskuje kapitał obrotowy. W wielu branżach, np. budowlanej, faktury z bardzo długim terminem płatności stoją na porządku dziennym. Oczekiwanie na zapłatę za już wykonane zlecenie czy sprzedane towary przez nawet kilka miesięcy niesie za sobą szereg negatywnych konsekwencji dla wystawcy faktury. Musi on w tym czasie opłacać własne zobowiązania, jak chociażby wypłacać pensje pracownikom, a także opłacić podatek dochodowy od kwot wykazanych na fakturach, których jeszcze nie ma na koncie. Ponadto brak wolnych środków z kapitału obrotowego może skutkować odmówieniem realizacji kolejnych zleceń z uwagi na brak możliwości zakupu niezbędnych materiałów czy towarów, tym samym zmniejszają się potencjalne zyski. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą firmy faktoringowe – od ręki wypłacają pieniądze z przejętych faktur, co pozwala faktorantowi zyskać kapitał na bieżącą działalności lub rozwój. Po opłaceniu faktury w terminie przez kontrahenta przedsiębiorstwo oddaje pieniądze faktorowi, potrącając należną mu prowizję – w faktoringu cichym. W bardziej popularnym faktoringu jawnym to kontrahent jest zobowiązany do uregulowania należności z faktorem i przelewa na wskazane przez niego konto środki z tytułu faktury.
Nowoczesna bankowość internetowa znacznie usprawnia funkcjonowanie firmy. Większość banków oferuje obecnie przyjazną użytkownikowi bankowość mobilną, także w wersji dla firm. Pozwala bowiem szybko i wygodnie na zlecanie przelewów, a także kontrolowanie przychodów oraz kosztów, a ponadto opłacanie zobowiązań do ZUS-u czy US na podstawie szablonów płatności wymagających uzupełniania jedynie kwoty, oznaczenia zobowiązania czy właściwego urzędu dla przelewów podatkowych. W aplikacji internetowej czy mobilnej banku firmy mogą składać wniosek o kredyt lub konto oszczędnościowe. Co ważne, przedsiębiorca ma wgląd w swoje finanse 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca i nie musi tracić czasu na wizyty w placówce bankowej.
System informatyczny CRM służy do zarządzania relacjami z klientami – angielska nazwa to skrót od „Customer Relationship Management”. CRM jest wyspecjalizowanym oprogramowaniem pozwalającym koordynować zamówienia, monitorować sprzedaż, zarządzać obsługą klienta. Wprowadzenie CRM daje nawet średniej firmie szereg korzyści – jednolite procedury i system porządkujący wszystkie sprawy, zadania, relacje firmowe. CRM panuje nad sytuacją, gdy dane o sprzedaży, dane klientów, realizowane zamówienia i obsługa klienta są wykonywane przez różne osoby za pomocą wielu narzędzi. Wszystko jest w jednym miejscu, do tego dołączona jest dokumentacja, a każde zadanie można powiązać z odpowiedzialną za nie osobą. Prostsza i szybsza staje się także komunikacja wewnątrz firmy oraz z klientami. CRM niezwykle upraszcza i usprawnia funkcjonowanie firmy, nie tylko w dziale sprzedaży. Transparentna komunikacja oraz przejrzysta struktura odpowiedzialności pracowników daje zarządcom firmy poczucie, że wszystko jest pod kontrolą, a procedury przebiegają prawidłowo.
Internetowa księgowość to pakiet wielu usług oferowanych za pomocą internetowej aplikacji do księgowości. W jej skład wchodzą narzędzia księgowe oraz finansowe, ułatwiające zarządzanie finansami firmy, prowadzenie rozliczeń, wystawianie faktur etc. Tradycyjnie takie usług zaleca się biurom rachunkowym, gdyż wybranie ich niesie za sobą szereg korzyści. Można dzięki temu mieć dostęp do księgowości firmy 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca, wystarczy zalogować się do aplikacji online. Za jej pomocą możliwe jest m.in. wystawianie faktur elektronicznych, dodawanie kosztów firmowych, generowanie księgi przychodów i rozchodów, deklaracji podatkowych czy rejestrów VAT, a także wgląd do dokumentacji firmowej etc. Bardziej rozbudowane systemy oferują także moduły kasowe i bankowe, CRM, zarządzanie kadrami i płacami, system magazynowy czy system do zarządzania środkami trwałymi. Księgowość online pozwala utrzymać porządek w dokumentacji, zapewnia wygodę w prowadzeniu firmy, automatyzuje procesy księgowe i finansowe, a co ważne – minimalizuje koszty, gdyż zazwyczaj jest tańsza niż tradycyjne biuro rachunkowe.
Prowadzenie średniej firmy to nie lada wyzwanie – warto sobie pomóc i mieć świadomość, że istnieją usługi przeznaczone dla przedsiębiorców, mające na celu usprawnianie funkcjonowania ich firm, zaoszczędzenie czasu, minimalizację kosztów oraz poprawienie stabilności czy płynności finansowej.
